ตอนท 1 โดย ว ระพงค เก ดส น

Transcription

1 ตอนท 1 โดย ว ระพงค เก ดส น สว สด คร บช วงน เร มการป ดเทอม หลายท านอาจใช เวลาในการการจ ดทำรายงาน หร อหน งส อ ว นน เลยเข ยนบทความเทคน คเก ยวก บการจ ดทำรายงานมานำเสนอก นคร บ ซ งบทความว นน จะประกอบด วยห วข อด งต อไปน 1. สร างสไตล ข อความ 2. การจ ดทำด ชน (Index) 3. การสร างเช งอรรถ 4. การใส ลำด บร ป และ ตารางอ ตโนม ต 5. การทำสารบ ญแบบอ ตโนม ต 6. การพ มพ สมการให สามารถใส ลำด บสมการอ ตโนม ต ก อนหน าน ผ เข ยนเข าใจว าต วเองสามารถใช งานโปรแกรมเก ยวก บประมวลผลคำ(Word Processing) อย างไมโครซอฟท เว ร ด (Microsoft Word) เป นอย างด จนมาถ งตอนท พ มพ ว ทยาน พนธ ปร ญญาโท จ งเข าใจว าผมแค ใช ได แต ย งใช ไม เป น การพ มพ รายงาน เวลาส วนใหญ จะเส ยไปก บการจ ดหน ากระดาษ ว นน เลยจะมานำเสนอเทคน คการใช โปรแกรม ท เราม อย ในเคร องให ม ประส ทธ ภาพ 1. สร างสไตล ข อความ การสร างสไตล ข อความม ความจำเป นเพราะจะช วยลดความย งยากในการกำหนดล กษณะ ต วอ กษรของงานพ มพ ของเรา เช น ห วข อใหญ, ห วข อรอง, และ ล กษณะต วอ กษรของเน อความ (Body Text) เราสามารถกำหนด สไตล ข อความ ได ด งน 1

2 จะได หน าต างงาน ล กษณะและร ปแบบ อ กว ธ ค อ หากม หน าต างงานทางด านซายม ออย แล วสามารถเร ยกหน าต างล กษณะ และร ปแบบได โดย คล กท สามเหล ยม ด านซ าย จากน น เล อก ล ษณะและร ปแบบ ด งร ป 2

3 ซ งโปรแกรม Word จะแสดงช อสไตล ของข อความท ม อย หากต องการแก ไขสไตล ท ม อย แล ว สามารถทำได โดย คล กท สามามเหล ยมด านซ ายของช อสไตล ท ต องการแก ไข จากน นเล อก ปร บเปล ยน... คล กท ร ปแบบ ซ งสามารถเล อกการต งค าต างๆ เช น แบบอ กษร ย อหน า แท บ.. ในท น จะกำหนด แบบอ กษร จะได 3

4 ทำการเล อกแบบอ กษรตามความต องการ จากน นคล กป ม ตกลง จากน น คล กถ กหน า เพ มในแม แบบ เพ อเก บร ปแบบข อความท สร างเป นแม แบบไว ใช งาน และ คล กถ กหน า ปร บปร งอตโนม ต เพ อให ร ปแบบข อความท สร างข นสามารถ update การเปล ยนแปลงได อ ตโนม ต 4

5 จากน นเม อเราพ มพ ข อความ หากเราเล อกสไตล เป นแบบ ปกต ต วอ กษรจะเป นไปตาม ท เราต งค าไว ค อ ถ าพ มพ ภาษาไทยก จะเป นต วอ กษร JasmineUPC และหากพ มพ ภาษาอ งกฤษ ก จะเป นต วอ กษร Times New Roman ด งร ป คร บ ในกรณ ท เราต องการสร างสไตล ต วอ กษรใหม ก สามารถคล กท ป ม ล กษณะใหม ด งร ป จะปรากฎหน าต างด งร ป ทำการต งช อล กษณะ และ กำหนดค าต างๆ ข นตอนจะเหม อนก น ก บตอนแก ไขสไตล คร บ 5

6 2. การทำด ชน (Index) 2.1 เมาส ลากคล มข อความท ต องการสร างด ชน 2.2 ทำตามข นตอนด งร ป 2.3 จะได หน าต าง ด ชน และตาราง ทำการคล กท ป ม ทำเคร องหมายรายการ 6

7 2.4 ทำการกำหนดค าต างๆ ด งร ป จากน นคล กป ม ทำเคร องหมาย 2.5 หากต องการเพ มข อความท ต องการสร างด ชน ก เพ มตามข นตอนด งกล าว เม อเพ มจนเสร จแล ว ให คล กป ม ป ด 2.6 ไปย งหน าท ต องการสร างด ชน แล วไปท เมน แทรก>> การอ างอ ง>> ด ชน และตาราง 7

8 2.7 เล อก tab ด ชน เล อกค าต างๆ จากน นคล ก ตกลง 2.8 จะได ผลล พธ ด งน 8

9 3. การสร างเช งอรรถ ความสำค ญของเช งอรรถ เช น อธ บายความหมายของคำศ พท ท อ านแล วเข าใจยาก ทำให ผ อ านเข าใจคำศ พท น นได อย างรวดเร ว เช น จากข อความในร ปเราต องการอธ บายคำว าด ชน จะได หน าต าง เช งอรรถและอ างอ งท ายเร อง 9

10 คล ก แทรก จะได เคร องหมายท เราเล อก (ในท น เป นต วเลข)ด านล างของหน าน น ให ทำการพ มพ ข อความท ต องการอธ บายลงไป ด งร ป ส วนด านหน าคำศ พท ท เราต องการอธ บาย จะม หมายเลขด านหน า ล กษณะเป นต วยก โดยหมายเลขน จะเปล ยน ตามลำด บก อนหล ง (เร ยงตามหน าก อนหล ง) อ ตโนม ต 10

11 4. การใส ลำด บร ป และตรารางอ ตโนม ต อ กป ญหาท เราพบบ อยค อ คำอธ บายร ปภาพซ งต องเร ยงลำด บ บางคร งจำไม ได ว า ถ งร ปท เท าไรแล ว ว ธ การให ร นต วเลขอ ตโนม ต สามารถทำได ด งน 4.1 ทำการแทรกภาพ หร อ ตาราง ตามต องการ 4.2 เมาส คล กบรรท ดด านล างร ปหร อตำแหน งท ต องการ จากน นไปท เมน แทรก>>การอ างอ ง>>คำอธ บายเฉพาะ จะเจอก บหน าต าง คำอธ บายเฉพาะ จะม ป ายช อ ป ายช อให เล อก 4.4 หากต องการท จะสร างใหม ให คล กท สร างป ายช อ ต งช อตามต องการด งร ป 11

12 จะเห นว าคำอธ บายเฉพาะจะเปล ยนเป น ร ปท 1ทำการคล ก ตกลง 4.5 จะปรากฎป ายช อด านล างร ป จากน นพ มพ คำอธ บายร ปตามต องการ ร ปภาพใน word 4.6 หากแทรกร ปต อไป เม อเราเล อกป ายช อ เป นร ปท จะกลายเป นร ปท 2 ด งร ป 12

13 เม อเราแทรกร ปใหม เช นแทรกร ป ใหม ระหว างร ปท 2 ก บร ปท 3 โปรแกรม word จะทำการร นต วเลขใหม ท งหมด ทำให เราไม ต องตามแก ไขลำด บร ป การอ างอ งถ งคำอธ บายเฉพาะ (ร ปภาพหร อตาราง) เป นป ญหาอ กอย างเช น เราอ างถ งร ป ท 3 แต หากม การแทรกร ป ระหว างร ปท 2 ก บร ปท 3 ก จะทำให ร ปเด มท เราอ างถ ง เป นร ปท 4 แทน ทำให เราต องมาน งแก ข อความด งกล าว ซ งค อนข างย งยาก ว ธ การช วยแก ป ญหาด งกล าว สามารถทำได ด งน จากร ป เช นเราต องการอ างถ งร ปท 2 หล งคำว า จาก ทำได โดยเมาส คล กด านหล ง จาก คล กท เมน แทรก>> การอ างอ ง>> อ างอ งโยง ด งร ป เล อก ชน ดการอ างอ งและ แทรกการอ างอ งท และเล อก สำหร บคำอธ บายเฉพาะใด เป นร ปท 2 ด งร ป 13

14 คล กป ม แทรก จากน นป ดหน าต าง การอ างอ งโยง จะได ผลล พธ ด งร ป หากเราทำการแทรกร ประหว างร ปท 1 ก บ ร ปท 2 จะได ผลล พธ ด งน จะเห นว าการอ างอ งร ปภาพของเราจะเปล ยนไปตามลำด บของร ปภาพท เราแทรก หากต วเลขไม เปล ยนอ ตโนม ต ให ทำการกดป ม F9 บนค ย บอร ด ในส วนของการอ างอ งตาราง ก ทำเหม อนก นคร บ แค เปล ยนคำการอ างอ งเป น ตารางท 14

15 5. การสร างสารบ ญอ ตโนม ต การสร างสารบ ญเป นหน งในส งท น าเบ อสำหร บหลายคน ท ใช ว ธ การจดห วข อว าอย ในหน าไหน แล วค อยมาพ มพ ป ญหาจะเก ดข น ค อ หากม การแก ไขเน อหา เก ดข น ห วข อต างๆ ท เราจดไว แล วน น ก จะเปล ยนหน าไป เราก ต องมาน งทำใหม ป ญหาเหล าน จะหมดไปคร บ 5.1 ทำการเปล ยนสไตล ของข อความในห วข อท ต องการทำสารบ ญ เช น ห วข อใหญ เป น ห วเร อง 1 ห วข อรอง เป น ห วเร อง 2 และ ห วเร อง 3 ตามลำด บ 5.2 เป ดหน าใหม ท ต องการสร างสารบ ญจากน นทำตามข นตอนด งร ป 15

16 5.2 กำหนดค าต างๆ ด งร ป จะได ผลล พธ ด งร ปโดยอ ตโนม ต ไม ต องพ มพ แต อย างใด จากน นทำการจ ดการตกแต งให สวยงาม หากห วข อเหล าน ในเน อความม การเปล ยนแปลงหน าสารบ ญของเราก จะปร บเปล ยน ไปอย างอ ตโนม ต (อาจต องลากคล มข อความแล วกด F9) 16

17 6. การพ มพ สมการให สามารถใส ลำด บสมการอ ตโนม ต หน งส อหร อรายงานทางด านว ทยาศาสตร ส งหน งท เป นอ ปสรรคค อสมการ และ การอ างถ งสมการ ซ งเราสามารถลดป ญหาด งกล าวโดยการใช โปรแกรม MathType เม อเราลงโปรแกรมเสร จเร ยบร อย จะม ไอคอนเพ มข นมาในโปรแกรม word ด งร ป หากต องการพ มพ สมการธรรมดาให ใช ป ม แต ในท น จะพ ดถ งเฉพาะ การใส ต วเลขร นสมการอ ตโนม ต และการอ างอ งถ ง สมการ ซ งสามารถทำได ด งน 6.1 คล กท เพ อทำการแทรกสมการ จะเจอก บหน าต าง Insert Equation Number จากน นทำการเล อก Starting chapter number และค า Starting section number 17

18 6.2 ทำการพ มพ สมการตามต องการ 6.3 ทำการป ดหน าต าง จะได สมการลงในเอกสารของเราด งร ป ซ งจะกลายเป นสมการ 1.1 เน องจากเราเราเร ม chapter และ section เป น 1 หากเราเพ มสมการอ กสมการก จะกลายเป นสมการท 1.2 ด งร ป 18

19 6.3 หากต องการเร ม section ใหม สามารถทำได โดยคล กท 6.4 จะได ผลล พธ ด งร ป 6.5 การอ างถ งสมการสามารถทำได โดยคล กด านหล งข อความท ต องการอ างถ งด งร ป 19

20 6.6 คล ก เพ อทำการแทรก การอ างอ งสมการ จะเจอก บหน าต าง Insert Equation Reference ด งร ป คล ก OK ตามด วย double click หมายเลขด านหล งสมการท เราต องการอ างถ ง 6.7 จะได ผลล พธ ด งร ป เป นอ นจบบทความในว นน คร บ จร งๆ ย งม เทคน คมากมาย ซ งต องอาศ ยเวลาในการเร ยนร ในท น เป นเพ ยงบทความส นๆ ท ผ เข ยนต งใจในการนำเสนอ แต ก ไม สามารถแสดง รายละเอ ยดต างๆ ได สมบ รณ เน องด วยข อจำก ดหลายอย าง แต หว งว าคงม ประโยชน ช วยลดเวลาในการจ ดร ปแบบหน งส อ หร อรายงาน และเป นแนวทางในการศ กษาเพ มเต ม ต อไปคร บ บทความหน าจะเป นการศ กษาเร อง การจ ดการก บเอกสารหร อหน งส อขนาดใหญ หลายร อยหน า ต องแยกพ พม เป นบทๆ ซ งจะใช แม แบบ (Template) และ TOC(Table of Content) มาช วยในการจ ดการ 20